옴니포커스 , 폴더를 선정하는 방법

옴니포커스

옴니포커스의 폴더는 프로젝트를 포함할 수 있습니다. 또한 옴니포커스의 폴더는 프로젝트와 동일한 위치에 배치될 수도 있습니다. 폴더와 프로젝트의 관계는 포함 관계처럼 보이지만 때론 그렇지 않습니다. 그렇기 때문에 헷갈리고 폴더를 어떻게 사용해야 하는지 애매하기도 합니다.

옴니포커스

옴니포커스

폴더는 정리를 위한 것이지만 너무 많아도 좋지 않습니다.

많은 사람들이 정리를 위해서 여러 개의 폴더를 만들고 그 밑에 또다른 폴더를 여러 개 생성합니다. 그리고 폴더 안에 폴더, 그 폴더 안에 또 폴더 이런 식으로 많은 단계를 생성하면서 오히려 혼란을 더욱 가중시킵니다.

그럼 이렇게 폴더를 여러 개 생성해서 정리를 하게 되면 정말 정리가 잘 되고 필요할 때 바로 찾을 수 있을까요? 오히려 복잡도를 증가시켜 혼란을 가중시키지 않을까요?
완벽한 폴더 정리 체계는 어떻게 완성될 수 있을까요?

"완벽함이란 어떤 것에 추가할 것이 더 이상 남아있지 않음을 통해 완성되는 것이 아니라 어떤 것에 뺄 것이 더 이상 없을 때 완성되는 것이다." 

우리는 완벽함에 대한 철학적인 격언을 새기고 다시 한 번 생각해볼 필요가 있습니다.

옴니포커스 폴더 , 폴더는 집단 혹은 영역

옴니포커스에서 여러분이 폴더를 생성할 때 다음과 같은 목록을 스스로 새기시면 좋겠습니다.

  • 1단계 이상의 폴더 구조를 만들지 않습니다.
  • 최상위 단계 밑으로 한 개 이상의 단계가 때때로 필요할 수 있습니다.
  • 만일 어떤 폴더가 3개 혹은 그 보다 적은 항목을 포함한다면 당신은 해당 폴더가 필요없습니다.
  • 옴니포커스 항목들을 어떻게 검색하고 살펴보는지 분석하고 그에 따라 해당 구조를 조정해보세요.

폴더는 보편적으로 여러분이 속한 영역에서의 책임을 의미합니다.
예를 들면, 가정, 개인, 직장 이런 식으로 여러분이 책임을 가지고 속한 집단이나 영역이 있습니다. 그리고 이 영역들은 옴니포커스의 폴더로 할당하기에 적합한 것들입니다.

회사의 경우, 각각 부서별로 폴더를 만들어서 옴니포커스를 사용할 수도 있을 것입니다. 이 경우에는 직장/회사 폴더 밑으로 부서별 폴더가 생길 수 있겠죠.

  • 직장
    • 직장 / 마케팅
    • 직장 / 영업
    • 직장 / 연구소
    • 직장 / 상품기획

GTD의 보관할 항목들

GTD에서는 해당 항목이 해야 할 일인지 여부를 판단해서 지금 당장 할 필요가 없거나 할 일의 성격이 아닌 참고자료[1]는 따로 보관하라고 합니다.

이 경우 우리는 폴더 개념을 적용시켜 활용할 수 있습니다.
평상시 우리 머리 속에 불현듯이 찾아드는 좋은, 기발한 생각들은 대부분 단일 항목의 할 일 단위로 끊어지지 않습니다. 그 생각은 대부분 하나의 프로젝트가 되기 적합하죠.

그렇기 때문에 이런 항목들을 옴니포커스의 항목으로 저장하기보다는 폴더 밑에 보류 혹은 다음 항목이 없는 상태의 프로젝트로 저장해두는 것이 옳습니다.

추후 해당 항목을 프로젝트로 변환시켜서 사용할 수도 있겠으나 이렇게 해두는 것이 나중에 리뷰를 통해 그 밑에 할 일 항목을 추가할 수 있기 때문에 효율적입니다.

따라서 보관함 폴더를 하나 만듭니다.
저는 보관함이라는 이름보다는 Stalled/On Hold라는 이름으로 폴더를 만들고 그 밑에 각 분야별로 폴더를 만들어서 프로젝트를 분류합니다.

예를 들면,

  • Stalled/On Hold
    • Development
      • Dev-iOS
      • Dev-OSX
      • Dev-Web

이런 식으로 분류를 만들고 분류 밑에 프로젝트를 집어넣는 것입니다. 위에서 말씀드린 것을 상기하면서 폴더를 생성하고 폴더 밑에 프로젝트를 할당합니다. 폴더는 적어도 3개 이상의 포함항목이 있을 때 생성합니다.

옴니포커스의 Single Actions Lists의 활용

보관함 폴더를 만들고 그 밑에 프로젝트를 쌓아둘 수 있지만 프로젝트 규모의 큰 일이 아닌데 나중 처리를 위해서 보관함에 넣어놓고 싶은 것들이 있을 수 있습니다. 예를 들면 구매희망 항목들이 될 수 있겠습니다. 이런 경우 옴니포커스의 SIngle Actions List를 활용하면 좋습니다.

옴니포커스의 Single Actions List는 프로젝트 성격을 띄지만 그 안에 항목들은 각각 독립적인 존재감을 가집니다.

옴니포커스는 강력한 생산성 도구이지만 복잡도가 높습니다. 하지만, 그만큼 우리 삶이 복잡도가 높기 때문에 그것을 시스템화하기 위해 그런 것이라고 생각한다면 충분히 배워볼만한 가치가 있는 프로그램입니다.

할 일을 남보다 체계적으로 관리하고 나만의 할 일 관리 시스템을 구축하고 싶다면 옴니포커스를 여러분의 선택지에 한 번 넣어보세요.

참고문헌 및 출처 –

How effectively use folders in OmniFocus


  1. 참고해야할만한 자료의 경우 에버노트와 같은 별도의 도구를 이용하는 것도 좋은 방법입니다.  ↩

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